恪尽职守、埋头苦干，以坚守致敬平凡。档案馆克服人手少、时间紧、任务重的困难，团结协作、严谨细致、有效创新，有序地进行暑期学生档案工作。截至7月30日，已整理投递毕业生档案4026卷，接收研究生新生档案2652卷，接待查阅档案320余人次，做到“人走档案走、人到档案到、人查档案有”。
科室联动，全馆统筹团结协作。暑期伊始，档案馆就进入了繁忙的“学生档案工作季”：毕业生档案整理投递、研究生新生档案接收、学生档案阅档查询，这三项工作将贯穿整个暑期，每天办理业务的人员络绎不绝，咨询电话响个不停。面对人手紧缺这一困难，全馆召开暑期学生档案工作专题研讨会，并形成共识，抽调2名人事档案人员协助毕业生档案投递，4名熟悉学生档案业务的人员随时替补；全馆上下齐动手，腾空会议室整理毕业生档案；培训全体人员接听咨询电话，保证学生档案室暑期一直有人值班，并能及时处理学生档案事宜。在全馆人员的共同努力下，暑期学生档案各项工作得以有条不紊地开展。
流程管控，严谨细致确保无误。“档案工作，再严谨亦不为过”。毕业生档案投递主要包括毕业生材料收集、整理、复核、装袋、密封、寄送、查询等诸多环节。每卷毕业生的档案材料少则6件，多则13件，任一个环节出现问题，任一份材料出现错误，都会直接影响毕业生的工作和升学。为做到“零失误”，档案馆梳理工作流程，分三阶段、六步骤，标注“易错点”并随时监督记录，严格流程管控。投递工作前，与各学院辅导员、教务处、就业办等联系，催缴各项毕业生材料；移交材料清点无误后，再进行两次核对，确保每一个档案袋里的材料准确、齐全；每一个毕业生的所有档案材料核对无误后，进行第一次封档，检查骑缝章是否完好，再放入高校毕业生档案专用袋，进行二次密封；寄发EMS前再次核查地址、人名。在此过程中，做到流程管控、责任到人，每份必核、随机抽查。
数据利用，有效创新便捷高效。“人走档案走、人到档案到、人查档案有”是档案馆确立的学生档案工作目标。学生档案系统建成后，档案馆人员花费大量时间，把所有学生档案进出库的数据录入系统并一一核对。“学生档案数据”始终处于激活的状态，只要是“发生过”的事情，系统都能立马“想起来”给出正确的答案。积极利用学生档案大数据，除了缓解档案馆高峰期工作量大、人手不够的困境外，更重要的是学生档案离校和入校后，学生可以随时随地登录系统查看自己的档案动态，及时了解档案去向，极大方便了毕业生和新生。自2018年始，档案馆邮寄学生档案都以官方短信予以告知，得到了一致好评。今年则进一步完善，把系统数据和短信内容结合起来，将“离校日期、邮政单号、档案接收单位及其详细地址”以短信形式告知每一位毕业生。
在学校建设高水平大学的关键时期，档案馆直面困难、努力创新，以坚守致敬平凡，以专业追求卓越，打造独具特色的上理档案文化，进一步满足师生、校友和社会的需求，服务学校高水平大学建设。
整理学生档案
供稿：档案馆
