以信息化提升服务能力 档案馆顺利完成暑期毕业生档案相关工作

时间:2018-08-08浏览:286编辑:李卉云摄影:    通讯员:设置

        毕业生档案投递、新生档案整理和阅档查询接待是档案馆暑期工作的重要内容。档案馆以专业化和信息化为抓手,提升服务能力,截至8月3日,已整理投递毕业生档案3846卷,接收整理新生档案2471卷,顺利完成暑期学生档案工作。

  

从早8点到晚8点 全馆统筹齐心协力

        在暑期两周内,就需要严格根据档案管理法规的相关要求,整理和投递出第一批和第二批毕业生档案,同时要接收和整理研究生新生档案,并接待许多用人单位政审查档。时间紧任务重,而负责学生档案的工作人员只有2名。为了保证按时高质量地完成学生档案工作,为毕业生提供周到细致的服务,档案馆调配全馆人员一起协助学生档案工作,腾出会议室专门用来整理毕业生档案。大家白天整理插卷,晚上再加班清点复核,从早8点忙到晚8点成为常态。

  

  工作人员整理档案材料

  

3遍核查2次密封 严谨细致避免失误

       每卷毕业生的档案材料少则6件,多则13件。材料收集、整理、复核、装袋、密封、寄送、查询,各环节前后相继,任意环节出现一个小失误,都可能给毕业生的工作和生活带来极大的困扰。

       为努力做到“零失误”,档案馆今年对每卷毕业生档案都进行3遍核查和2次密封。首先对各部门移交的所有材料进行分拣,收齐材料并核查2遍后方可装进档案袋,再粘贴上海理工大学档案馆封条,加盖骑缝章。接着放入高校毕业生档案专用袋,进行第2次密封。继而核查第3遍,确保投递地址无误,才打印邮政面单进行粘贴,最后将所有档案交付邮政EMS专人投递。

  

档案袋二次封装

  

3种方法查询档案 在线服务方便快捷

        通过信息化建设解决电话查询带来的弊端,让毕业生可以通过网络随时随地确认自己的档案动态,这是今年档案馆提升服务能力的举措之一。在相关部门的支持下,档案馆克服各种困难开通了学生档案信息系统,毕业生只要输入姓名和身份证号码,就可以在线查询个人档案部分信息。与此同时,毕业生的档案一离校,工作人员就利用学校短信平台发送提示短信,注明档案离校日期、EMS单号信息、档案接收单位名称及详细地址,来提醒毕业生关注个人档案。此外,档案馆还与中国邮政合作,通过EMS发送档案送达信息,毕业生可再次确认个人档案去向。

  

档案动态查询页面

  

        档案服务能力是档案馆工作的核心能力之一。今后几年,档案馆将进一步加强对档案服务功能的认识,通过信息化建设提高信息服务能力和远程服务能力,满足各个方面、不同层次的档案需求,为学校师生和校友提供更好的服务。  

  

供稿:档案馆  

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